Immer Ärger mit der Elternteilzeit… oder Teilzeit systematisch managen

Es gibt sie bereits seit über 8 Jahren und dennoch scheint sie zahlreichen Unternehmen Probleme zu machen: Die gesetzliche Regelung der Elternteilzeit. Beschlossen mit der Idee einer besseren Vereinbarkeit für Mitarbeiter mit Kinderbetreuungspflichten, kritisieren viele Unternehmen, die Regelung sei zu wenig flexibel – sprich der Arbeitgeber habe keine Möglichkeit, sich zu wehren gegen „überzogene“ Ansprüche. Und tatsächlich hat die Elternteilzeit zusammen mit den Zuverdienstgrenzen zu einigen Problemen geführt. Aber ist es nicht vielleicht auch so, dass wir anfangen sollten, Teilzeit sinnvoll zu managen?

Es geht nicht nur um die Erfüllung des Gesetzes

Die Elternteilzeitregelung ist tatsächlich eine der gesetzlichen Regelungen, bei denen die Handlungsfreiheit der Unternehmen eingeschränkt ist. Zwar gibt es Mechanismen für den Fall, dass man sich nicht einigen kann – etwa Mediation oder im schlimmsten Fall Klage – aber welches Unternehmen traut sich das schon. Doch bei aller Jammerei, die mit dem Thema einher geht, die Regelung hat auch ihr Gutes, nämlich die verpflichtende Beschäftigung mit dem Thema Vereinbarkeit. Wäre die Elternteilzeit nicht so streng, dann hätten Mütter wie Väter häufig wesentlich größere Probleme in der Organisation ihrer Betreuung.

Nun, nach 8 Jahren spüren viele Unternehmen die Auswirkungen dieser Regelung. Steigende Teilzeitquoten sind ein Ergebnis. Elternteilzeit oder Teilzeit im Generellen ist ein gutes Beispiel, welche Wirkungskräfte auf Instrumente des Personalmanagements wirken. Zum einen gibt es die gesetzlichen Bestimmungen – in diesem Fall eine Unumstößliche. Zum anderen gibt es Systeme, um solche Vorgaben zu managen. Und dann wäre da noch die Kultur, die alles möglich oder vieles unmöglich macht.

Elternteilzeit systematisch managen

Betrachten wir zuerst die Systemseite – also welche Instrumentarien und Mechanisman haben und finden Unternehmen, um mit einem Thema umzugehen. Bei meinen Streifzügen durch Unternehmen zeigt sich mir immer wieder ein ähnliches Bild: Zwar gibt es die Elternteilzeit schon seit mehr als 8 Jahren, aber wirklich gemanagt wird sie selten wo. Nun, als Berater in ein Unternehmen zu gehen und zu sagen, „managt Eure Teilzeiten“, ist nicht gerade der Ansatz, der von Unternehmen goutiert wird und dennoch ist es der einzig Richtige.

Hier ein paar Fragen dazu:

• Wie werden Stellen ausdefiniert – nach Headcount, FTE oder inhaltlich?
• Welche Gedanken hat sich Ihr Unternehmen bereits zur systematischen Einführung von Job Sharing, Job Splitting oder Job Pairing gemacht?
• Wie leben wir Teilzeit oder generell Zeitkultur?
• Welche Angebote haben wir, um Mitarbeitern ihre Vereinbarkeit zu erleichtern? (Telearbeit, Home Office, …)

Wenn Sie diese Fragen lesen, dann sollte klar werden: es gibt viele Methoden, um Teilzeit zu managen. Aber nur allzu oft wird just-in-time reagiert, also dann, wenn das Problem akut ist.

Vor allem die Ausgestaltung von zu besetzenden Stellen sollte im Fokus von Unternehmen sein. Die Formulierung der Elternteilzeit-Bestimmung hat in vielen Unternehmen zu einer „Kaninchen-vor-der-Schlange-Symptomatik“ geführt. Gebannt warten Personalisten beim Wiedereintrittsgespräch, welche Stundenanzahl denn die oder der Rückkehrer/in wohl wählen würde. Hat man Glück und es passt ins Konzept, ist man zufrieden. Passt diese nicht, so treten Betretenheit und Verärgerung ein. Nur wenige Unternehmen überlegen im Vorhinein, wo und in welcher Form ein wertiger (!) Teilzeit-Job zu machen sei und gehen mit einem aktiven Angebot in das Gespräch.

• Überlegen Sie auch als Unternehmen, wo Sie gezielt RückkehrerInnen in wertigen Jobs unterbringen können und welches das optimale Zeitmodell dazu wäre. Niemand möchte einfach einen sinnentleerten Abwicklungsjob machen. Wenn konkrete Angebote auch von Unternehmen kommen, dann wird man sich auch leichter einig. Nicht immer, aber immer öfter.
• Beziehen Sie die betroffenen Führungskräfte ein. Oft ist Karenzrückkehr ein Problem der Personalisten. Das kann allerdings gefährlich werden. Zum einen etabliert sich so eine „Abschiebe-Kultur“, zum anderen sollten die unmittelbaren Führungskräfte für das Managen Ihrer Mitarbeiter auch in deren Abwesenheit verantwortlich sein.

Meist wird in FTE (Full-time-equivalents) oder noch schlimmer in Headcounts gerechnet. Diese Modelle kommen aber genau bei einem erhöhten Bedarf nach Teilzeitstellen an ihre Grenzen. Betrachten Sie Tätigkeiten einmal inhaltlich.

• Wie kann ein Job so ausgestaltet sein, dass er in Teilzeit möglich ist?
• Wie können sich zwei Personen eine Aufgabe eigenverantwortlich teilen?
• Wie können wir technische Möglichkeiten nutzen, um die Herausforderung zu meistern?

Eine derartige gesetzliche Vorgabe zu managen, heißt systematisch Abläufe, Stellen, Aufgaben und Hierarchien zu hinterfragen und gegebenenfalls zu ändern

Und dann wäre da noch die Kultur

Systeme und Methodiken des gezielten Managements solcher Herausforderungen zu haben ist eines, noch viel wichtiger ist aber die kulturelle Komponente. Eine Streitigkeit über eine Zeitvereinbarung, die eventuell sogar vor dem Mediator oder Richter landet, kann die Beziehung zwischen Arbeitgeber und MitarbeiterIn empfindlich stören. Besser ist es, rechtzeitig zu sprechen.

Folgende Fragen sollten sich alle Unternehmen in diesem Zusammenhang einmal stellen:

• Gibt es in Ihrem Haus einen ausdefinierten und festgeschriebenen Kommunikationsprozess mit Mitarbeitern, die in Karenz gehen?
• Wann wird mit diesem zu ersten Mal zum Thema Rückkehr gesprochen?
• Wann werden diese aktiv vom Unternehmen zum ersten Mal angesprochen bzw. gibt es Möglichkeiten, um gezielt in Kontakt zu bleiben?
• Welche Wertigkeit hat die Familiengründung im Unternehmen? Wie bewusst ist, dass Beruf und Familie untrennbar zusammengehören, weil sie beide große Lebensbereiche sind?
• Werden Mitarbeitern in Karenz gezielte Angebote zur zeitweisen Mitarbeit gemacht?

Beruf und Familie gut vereinbaren zu können, ist einer der wesentlichen Faktoren, warum sich Menschen für einen Arbeitgeber entscheiden bzw. bei einem Arbeitgeber bleiben.  Eine gute Vereinbarkeit wird aber nicht etwa nur durch Leistungen wie einem Kindergarten, Kinderzuschuss oder ähnlichem sichtbar, sondern in der Art, wie das Thema im Unternehmen behandelt wird. In der unmittelbaren Begegnung zwischen Mitarbeitern mit ihren Führungskräften.

Eine klare Vereinbarung, an die sich beide Seiten gut halten, ist oft schon ausreichend, um Zufriedenheit für alle Beteiligten zu schaffen. Dazu klare Kommunikationsprozesse vor, während und nach der Karenz und in der Elternteilzeit. Letztes gewinnt vor allem jetzt an Bedeutung, da die meisten Unternehmen keine Regelung haben, wie vorgegangen wird, wenn das Kind den 7. Geburtstag erreicht hat. Meist bleibt die Beschäftigung dann eine Teilzeitbeschäftigung, ohne dass über Alternativen gesprochen wurde.

Modernes Personalmanagement verlangt auch Veränderung

Das Beispiel Elternteilzeit, das ich hier herausgehoben habe, ist ein gutes Beispiel, wie schwierig es ist, entlang gesetzlicher Bestimmungen eine saubere und erwünschte Kultur zu schaffen. Modernes Personalmanagement muss sich lösen von alten, funktionalen und hierarchischen Rollen- und Karrierebildern, hin zu stärkenorientierten, individuellen Lebensmodellen, die auf klaren Vereinbarungen beruhen. So eine Veränderung in einer großen Organisation zu bewerkstelligen, braucht Zeit, aber ist notwendig. Erfolgreich sein in Zeiten des Fachkräftemangels verlangt innovative und flexible Ansätze und ein neues Wertbild von Arbeit und Führung.